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Vérifier l’immatriculation de la copropriété

 Les syndicats des copropriétaires représentés par leurs syndics avaient en théorie jusqu’au 31/12/2018 pour s’immatriculer sur le registre des copropriétés.

En pratique, il semblerait qu’en raison de problèmes techniques, les immatriculations nécessaires ont été reportées à janvier 2019. 

Afin d’éviter les pénalités et dans le cadre de la mission de conseiller syndical, il convient de vérifier que le syndic a bien effectué les formalités en vue de l’immatriculation et qu’un numéro est attribué au syndicat des copropriétaires.

  • A quoi sert le numéro d’immatriculation

Le numéro d’immatriculation obtenu auprès du registre national est indispensable pour :

– Avoir une référence pour tous les actes accomplis vis-à-vis des tiers de la copropriété. On pourrait imaginer que ce numéro constituera une des références permettant d’identifier la copropriété.

– Vendre un ou plusieurs lots dans la copropriété, le numéro d’immatriculation sera mentionné dans l’acte notarié. Si la copropriété n’a pas été immatriculée au moment de la vente, le notaire chargé d’établir l’acte procède d’office à son immatriculation. Les frais engagés par le notaire sont à la charge du syndic défaillant ou, si le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat, de la copropriété ;

– Demander des subventions publiques. Pour s’assurer de l’existence de la copropriété, d’autres acteurs (État, collectivités, notaires …) peuvent demander le numéro d’immatriculation.

  • Que doit contrôler le conseil syndical ?

Rappelons que le point 7.2.7 contrat type du syndic instauré par le décret du 26 mars 2015, prévoit que seule l’immatriculation initiale de la copropriété peut être facturée.

 Par conséquent, le syndic ne pourra pas facturer les mises à jour annuelles des informations. Si vous trouvez une telle facturation dans votre état des dépenses, il conviendra de le refuser. 

En outre, une telle facturation doit correspondre à une tache réellement exécutée, le conseil syndical doit demander au syndic la copie de l’attestation d’immatriculation issue du registre des copropriétés.

Conseil pratique si vous êtes syndic bénévole et souhaitez télécharger l’attestation d’immatriculation :

– Connectez-vous à votre compte avec votre adresse mail et votre mot de passe ;

– Cliquez sur « Gérer mes copropriétés »

– Cliquez sur l’icône en forme de loupe « visualiser ma copropriété » en bas à gauche ;

– Cliquez sur la flèche de téléchargement située en dessous du titre en haut de page dénommé « Attestation et fiches récapitulatives ».

  • Que doit-on contrôler sur cette attestation d’immatriculation ?

L’objectif de fond est surtout de contrôler la véracité des données inscrites par le syndic et notamment :

– la date d’immatriculation de la copropriété pour la faire correspondre avec la date de facturation par le syndic (honoraires prévus au 7.2.7 susvisés) ; 
– l’adresse de la copropriété afin d’éviter des confusions avec d’autres syndicats des copropriétaires ;
– les données financières de la copropriété afin que les déclarations ne soient pas erronées. En effet, ces données sont stipulées sur la fiche synthétique que doit fournir le notaire à l’acquéreur potentiel.

L’AFCopro peut vous aider dans ces démarches.

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