Lors d’un changement de syndic, la loi du 10 juillet 1965 a encadré la passation des archives avec un double délai selon la nature des documents.

1er délai : L’ancien syndic doit transmettre au nouveau syndic les documents et fonds suivants dans un délai de 1 mois à partir de la cessation de ses fonctions :

– Documents justifiant de la situation de la trésorerie

– Totalité des fonds immédiatement disponibles

– Ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires accompagnés d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire, il doit informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Une copie du bordereau doit également être remise au conseil syndical. 

– Ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l’immeuble (notamment le diagnostic technique global)

2nd délai : Le délai de 1 mois peut être porté à 3 mois pour les fonds et documents suivants :

– Solde des fonds disponibles après apurement des comptes

– État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires

En l’absence de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l’ancien syndic de procéder à la transmission des données manquantes.

Cette mise en demeure est faite :

– par lettre recommandée avec accusé de réception,

– ou par lettre recommandée électronique,

– ou remise contre récépissé ou émargement.

Si l’ancien syndic ne fait pas le nécessaire dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le Tribunal de grande instance (TGI). 

Le juge peut alors prononcer :

– la remise sous astreinte des documents et fonds manquants,

– le versement de dommages et intérêts (éventuellement dus depuis la mise en demeure).

Evidemment en pratique, il existe d’autres points à maîtriser pour éviter les difficultés résultant de la reprise des archives. L’AFCopro pourra vous aider : contact@afcopro.com ou 04 91 76 25 73.

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