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Les principaux points à améliorer concernant le vote par correspondance

Le formulaire de vote par correspondance offre la possibilité aux copropriétaires de voter à distance. L’arrêté du 2 juillet 2020 fixe la trame minimale a obligatoirement respecter.

Les règles actuelles doivent être affinées. Au delà des regards utopiques et trop éloignés de  la réalité, l’AFCopro fait remonter les nombreux retours du terrain avec un recul juridique sur la situation.

Nous vous exposons ci après les principaux sujets qui posent problème dans la réalité (non exhaustif):

  1. L’assemblée générale, historiquement est un lieu de débat et de prise de décisions.

Pour autant, avec le vote par correspondance, tous les votants lors de  l’assemblée générale ne débattent pas sur les sujets essentiels. Ainsi, tous les  votants n’ont plus les moyens de s’informer dans un échange direct lors de ce moment de vie de la copropriété. Ainsi, il est notamment plus difficile d’expliquer une situation, de présentation les caractéristiques de certains travaux techniques ou d’insister sur leur nécessité ou simplement de poser ses questions pour avoir une réponse immédiate.

En fonction de chaque cas, nos adhérents peuvent nous consulter pour trouver des alternatives.

2. Les modalités d’envoi du formulaire par courrier n’ont pas été encadrées. Cela laisse le libre choix au copropriétaire mais a en contrepartie le désavantage “fragiliser” le retour du vote par formulaire. En effet, la preuve du retour du formulaire sera plus incertaine et contestable par courrier simple que par une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre récépissé.

3. Les modalités de dépouillement n’ont pas été codifiées. Cela laisse place à l’interprétation. Ce problème est particulièrement présent pour les assemblées générales tenues intégralement par correspondance suite aux mesures dérogatoires instaurées jusqu’au 1er avril 2021.  Evidemment, l’AFCopro peut vous proposer plusieurs solutions pour “maîtriser” cette étape essentielle d’une assemblée générale.

4. Bien que l’arrêté du 2 juillet 2020, fixe une trame minimale à agrémenter en fonction des besoins sans pouvoir retrancher  les mentions minimales, une préparation solide de l’ordre du jour doit être réalisée et aboutir à une rédaction affinée.  Nous constatons que la rédaction de certains ordres du jour ne sont pas assez aboutis pour permettre une prise de décision par un vote (élection des membres du conseil syndical ou des syndics non détaillée pour éventuellement procéder à un vote de rattrapage au second tour), absence de mention des montants des seuils de mise en concurrence ou de consultation du conseil syndical).
Rappelons qu’actuellement cette situation entraînerait la mise en application de l’article 17-1A nouveau de la loi du 10 juillet 1965 n’anticipe pas ce cas puisqu’en cas d’amendement de ce type de projet de résolution, le votant par correspondance qui aurait voté favorablement par méconnaissance sera assimilé à un copropriétaire défaillant.

5.Enfin, il faudra trouver une réponse officielle en vue de l’enregistrement de certains formulaires de vote raturés, ou partiels. En effet, les conséquences à donner aux ratures ainsi que le statut des copropriétaires qui ne votent pas à toutes les résolutions ou qui ne renvoient pas toutes les pages du formulaire (non votant? Défaillant? Abstentionniste? Pour toute l’assemblée ou que partiellement? Nous avons vu tous type de rédaction sur le sujet) doit être clarifié.

Besoin d’aide sur le sujet? Contactez l’AFCopro, un acteur spécialisé depuis plus de 20 ans

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