Ce que tout copropriétaire doit savoir avant de voter en assemblée générale

Changer de syndic est souvent perçu comme une bouffée d’air frais pour une copropriété. Mais l’opération a un coût, et certains cabinets en profitent pour présenter, au moment de leur élection, une facture de « reprise de comptabilité » qui vient s’ajouter à leurs honoraires de base. Est-ce légal ? Systématique ? Négociable ? Notre association fait le point pour vous permettre d’aborder cette question en toute connaissance de cause, avant même de signer le nouveau contrat.

Un cas très concret

Prenons l’exemple d’une copropriété dont l’exercice comptable court du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre. Son assemblée générale, prévue à la mi-avril de l’année suivante, doit approuver les comptes de l’exercice écoulé — et, à cette occasion, désigner un nouveau syndic.

Le cabinet candidat annonce qu’il prélèvera, s’il est élu, des honoraires complémentaires à deux titres :

– la reprise de la comptabilité de la période courant du 1ᵉʳ janvier à la date de l’assemblée générale ;

– la régularisation des charges de l’exercice précédent, une fois les comptes approuvés.

Le conseil syndical est en droit de se demander si cette « double facturation » est justifiée, alors que le syndic perçoit déjà une rémunération forfaitaire pour la gestion courante de l’immeuble.

Ce que dit réellement le contrat-type de syndic

La réponse ne relève pas de l’appréciation du cabinet : elle est encadrée par le contrat-type de syndic, fixé par voie réglementaire, et par le principe du « tout sauf ». Concrètement, le forfait de base couvre l’ensemble des tâches de gestion, à l’exception de celles qui sont expressément et limitativement énumérées comme pouvant donner lieu à une facturation complémentaire.

Or l’article 7.2.7 de ce contrat-type prévoit précisément la possibilité, pour le syndic, de facturer « la reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvé(s) ou non réparti(s) ». Deux modalités de rémunération sont possibles selon l’article 7.2.1 : un tarif forfaitaire convenu à l’avance, ou une facturation à la vacation horaire, au prorata du temps réellement passé.

Encore faut-il distinguer, précisément, ce qui peut être facturé de ce qui ne le peut pas.

Deux périodes, deux régimes bien différents

La comptabilité de l’exercice en cours n’est pas facturable en supplément. Dans notre exemple, les écritures comptables du 1ᵉʳ janvier au 16 avril relèvent de la gestion courante de la copropriété. Le nouveau syndic les prend en charge dans le cadre de son forfait de base, comme n’importe quel autre mois de sa mission : il ne s’agit pas d’une « reprise » au sens du contrat-type, mais simplement du démarrage de son mandat.

La comptabilité de l’exercice à approuver peut, elle, ouvrir droit à des honoraires complémentaires — mais sous condition. Cette régularisation des charges ne peut être facturée que si elle n’a pas déjà été effectuée par le syndic sortant. Si l’ancien syndic a rempli son obligation, aucune facturation complémentaire n’est justifiée pour cette tâche par le nouveau syndic.

C’est un point de vigilance essentiel pour les conseils syndicaux : la question à poser avant même l’assemblée générale n’est pas « combien allez-vous facturer ? » mais « qui, du syndic sortant ou du syndic entrant, doit régulariser les charges — et cette tâche a-t-elle déjà été faite ? »

Pourquoi ce point ne doit pas attendre l’assemblée générale

L’annexe comptable n°1, jointe à l’ordre du jour, doit présenter les comptes de la copropriété après régularisation des charges, afin que chaque copropriétaire dispose d’une visibilité réelle sur les conséquences de son vote. Attendre l’assemblée générale pour découvrir qui facture quoi, et à quel prix, prive donc les copropriétaires d’une information à laquelle ils ont droit en amont.

Par ailleurs, l’article 18, chapitre VII, de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic sortant de procéder à cette régularisation dans un délai encadré, sauf si son mandat a déjà expiré. Le conseil syndical a donc tout intérêt à clarifier, avec le syndic sortant, s’il s’engage à réaliser cette tâche — ce qui évite, de fait, toute facturation complémentaire par le successeur.

Ce que notre association recommande aux copropriétaires

– Exigez la transparence en amont, pas de découvrir une facture après coup. Un syndic candidat qui reste évasif sur ses honoraires complémentaires avant même la signature du contrat est un signal à prendre au sérieux. Cette discussion doit avoir lieu avec le conseil syndical, avant que le contrat ne soit inscrit à l’ordre du jour.

– Ne laissez pas facturer ce qui relève du forfait de base. La reprise de la comptabilité de l’exercice en cours — c’est-à-dire depuis le début de l’année jusqu’à l’élection du nouveau syndic — fait partie de la gestion courante. Aucune facturation complémentaire n’est due à ce titre.

– Vérifiez qui doit régulariser les charges de l’exercice précédent. Si le syndic sortant n’a pas rempli cette obligation, une rémunération complémentaire du nouveau syndic peut se justifier — mais seulement pour cette tâche précise, et seulement si elle n’a pas déjà été effectuée.

– Négociez le tarif en fonction de la méthode, pas seulement du montant. Deux approches existent pour reprendre les comptes : reprendre l’intégralité des écritures comptables (charges et produits compris), plus sécurisante mais plus longue, ou se limiter aux seuls soldes de chaque compte, plus rapide mais moins fine. La première méthode justifie une rémunération plus élevée ; encore faut-il que ce choix soit assumé et expliqué, pas simplement facturé au tarif fort par défaut.

– Demandez que l’annexe comptable soit à jour avant le vote. Vous avez le droit de voter en toute connaissance de cause, avec des comptes déjà régularisés autant que possible.

En résumé

Un syndic nouvellement élu peut, dans certains cas, facturer des honoraires complémentaires liés à la reprise de la comptabilité — mais ce droit est strictement encadré et ne concerne pas tout ce qu’un cabinet pourrait être tenté d’y inclure. La comptabilité de l’exercice en cours relève du forfait de base. Seule la régularisation d’un exercice antérieur non traité par le syndic sortant peut, elle, donner lieu à une facturation additionnelle. Entre les deux, la différence se chiffre parfois en centaines, voire en milliers d’euros pour la copropriété.

Le meilleur réflexe reste d’anticiper : Exigez des réponses écrites et chiffrées de la part des syndics candidats, et n’hésitez pas à vous faire accompagner si un doute persiste sur la légalité d’une facturation.